Tijdens de groepsvaccinatie worden kinderen bij de toegang geregistreerd aan de hand van hun uitnodigingsbrief. Dit kan zowel handmatig (intikken BSN) als d.m.v. het scannen van een uitnodigingsbrief met een barcode. 
Kinderen die zich aanmelden zonder hun uitnodigingsbrief kunnen in de lijst opgezocht worden op basis van vreemdelingennummer of op basis van persoonsgegevens (geslachtsnaam, geslacht en/of geboortedatum).
Als het kind gevonden wordt in de lijst, dan wordt het volgende getoond:
• Identificatiegegevens (zoals aangeleverd door RIVM)
• Geplande vaccinaties (volgens RIVM)
• Gegeven vaccinaties (volgens Kidos – indien gekoppeld aan Kidos dossier)
• Mogelijkheid om bij RIVM vaccinatiestatus op te vragen (mits BSN bekend)
Je kunt vervolgens een vinkje zetten bij de geplande vaccinaties die gegeven worden (of bij registratie achteraf, gegeven zijn). Het systeem zal daarbij de huidige datum, de locatie en de lotnummers (zoals vastgelegd bij sessie-instellingen voor de groepsvaccinatie) invullen.
Wanneer een ouder aangeeft dat het kind niet alle vaccinaties moet krijgen (bv alleen DTP en geen BMR), dan vinkt de assistent alleen de gegeven vaccinatie(s) aan.
Wanneer het voorkomt dat het kind nog vaker dezelfde vaccinatie moet krijgen (bijvoorbeeld 2x DKTP) dan krijg je hiervan een melding.
Indien het kind in de RIVM-lijst gekoppeld is aan een Kidos dossier (zie hierboven) dan wordt in het kinddossier automatisch een contactmoment Massavaccinatie (standaard BDS actietype, in BDS wordt de term Massavaccinatie in plaats van groepsvaccinatie gehanteerd) gedefinieerd, ingevuld en afgerond. Eigenaar en uitvoerder van het contactmoment wordt de medewerker die van tevoren is vastgelegd als eindverantwoordelijke voor de groepsvaccinatie (afhankelijk van de sessie-instellingen die de medewerker heeft gezet). De informatie is in volgende contactmomenten terug te vinden bij de Gegeven vaccinaties.