Als je werkt bij een organisatie die gebruik maakt van GBA-v wordt na het controleren op matchende dossiers in Kidos het GBA geraadpleegd.
Als er GBA gegevens worden gevonden zullen deze gegevens worden ingevuld in het dossier. In het GBA staan meer gegevens dan alleen de persoonsgegevens. Zo zullen bijvoorbeeld ook de gegevens van de ouders worden opgehaald. De GBA gegevens zijn leidend, dus als bijvoorbeeld de naam in het GBA afwijkt van de ingevulde naam zal het dossier worden aangemaakt met de naam zoals deze in het GBA staat.
Als de GBA bevraging meerdere resultaten oplevert moet de gebruiker kiezen welke van de GBA cliënten gebruikt moet worden voor het aanmaken van het nieuwe dossier.
Na het ophalen van de GBA gegevens koppelt de gebruiker een verantwoordelijke locatie/school, waarna de opgehaalde gegevens in een beknopt overzicht getoond worden. In dit overzicht staan alleen de persoonsgegevens van het aan te maken dossier. Als de gebruiker nu klikt op de knop ‘Aanmaken dossier’ wordt het dossier aangemaakt met de GBA gegevens, inclusief de aanvullende gegevens als relaties. Tevens wordt bij het GBA een afnemersindicatie geplaatst, zodat eventuele wijzigingen in het GBA ook in Kidos doorgevoerd worden.
Als het aan te maken kind jonger is dan 4 jaar wordt het veld op basis van de ingevoerde postcode voorgevuld met de JGZ locatie die de ingevulde postcode als werkgebied heeft. Dit is nog wel door de gebruiker aan te passen