In het onderdeel Aanmaken uitnodigingsbrieven kun je voor een te selecteren groep geplande contactmomenten de uitnodigingsbrieven die eerder klaargezet zijn genereren/printen.
Het scherm Aanmaken uitnodigingsbrieven biedt de volgende zoekmogelijkheden:
• Geplande datum (Van): het is verplicht een periode op te geven. Standaard zijn de komende 3 weken ingevuld. Het is niet mogelijk een datum in het verleden in te vullen.
• Type afspraak: het veld is standaard leeg. Er kunnen één of meer contactmomenttypen geselecteerd worden. Wanneer er geen contactmomenttypen geselecteerd zijn worden bij het zoeken alle geplande contactmomenten binnen de opgegeven periode getoond.
• Soort uitnodigingsbrief: Het veld is standaard leeg. Er kan één uitnodigingsbrief geselecteerd worden. Uitsluitend communicatiesjablonen die zijn gebaseerd op de documenttypen Uitnodigingsbrief gericht aan ouders, Uitnodigingsbrief gericht aan cliënt, Uitnodiging vragenlijst voor ouders en Uitnodiging vragenlijst voor kinderen.
Wanneer je in de keuzelijst geen uitnodigingsbrief hebt geselecteerd, dan worden bij het zoeken alle sjablonen meegenomen
• Onderzoekslocatie: hier kan een onderzoekslocatie opgegeven worden (typ de eerste drie letters van de locatie).
• Geplande discipline: Als je een discipline(s) selecteert, dan worden alleen uitnodigingsbrieven van afspraken in de selectie geselecteerd die welke zijn gepland bij de geselecteerde discipline(s). Wanneer er geen discipline is geselecteerd, dan wordt er bij de selectie van de uitnodigingsbrieven geen rekening gehouden met de geplande discipline.
• Schoolvestiging: na selectie van een schoolvestiging worden alleen uitnodigingsbrieven geselecteerd waarvan het dossier een actief schoolloopbaan-record heeft voor de geselecteerde schoolvestiging. Als er geen schoolvestiging is geselecteerd, dan wordt geen rekening gehouden met een (al dan niet) aanwezige actieve schoolloopbaan.
• Toon ook contactmomenten die reeds gegenereerd zijn: wanneer je hier een vinkje zet worden ook die brieven die reeds gegenereerd meegenomen.
• Houd rekening met uitnodigingsdag: wanneer je hier een vinkje zet wordt het ingestelde aantal dagen waarop een uitnodiging verstuurd mag worden.
Nadat je op de [Zoek] knop hebt geklikt worden de geplande contactmomenten getoond waarvoor nog uitnodigingsbrieven geprint moeten worden. Per gepland contactmoment worden de Samenvatting van het contactmoment, Onderzoekslocatie, Startdatum en Uitnodigingsbrief getoond. Wanneer er bij één gepland contactmoment meerdere uitnodigingsbrieven geprint moeten worden dan worden deze brieven allemaal getoond.
Door op [Genereer] te klikken genereert Kidos de brieven en toont deze. De brieven worden in een document gegenereerd en krijgen de status ‘Gegenereerd’.
De afzonderlijke brieven per kind worden in het betreffende dossier opgeslagen op het tabblad Documenten, tenzij geconfigureerd is dat dit niet moet.